信息来源：中国社会报

王辰昊

为更好发挥档案在服务社会、服务民生等方面的作用，近年来，河北省邯郸冀南新区殡葬服务管理中心聚焦群众办事需求，提升档案工作规范管理水平，提供规范完整、便捷高效的档案服务，不断提高群众满意度。

规范责任制度

该中心制定档案工作的各级分管领导及职责、归档范围及保管期限、档案员岗位制度、档案借阅制度、档案鉴定销毁制度等16项文件，将档案工作纳入中心整体规划和服务质效考核，定期组织服务回访，并依据群众办理查档过程中便民利民情况进行打分；每月组织回访案例研究通报，对未妥善服务档案相关工作的干部职工按规定进行量化考核，实现档案工作与业务工作同部署、同实施；积极组织全体干部职工定期学习《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规及16项档案管理制度，对相关干部职工进行档案保密专题内容培训，组织全体干部职工签订《保密协议书》，形成责任传导明确、工作落实准确、以制度管人管事的局面。

优化工作流程

为保证民生档案的准确完整和查阅方便，该中心对所有档案进行集中、统一、分类整理，并努力做到机关档案门类覆盖齐全。

明确归档责任。中心档案工作形成了“三个一”工作机制，即工作档案一月一归档、业务档案一次一归档、所有档案一月一清点；相关工作人员做好收集、整理、管理工作，做到分类及时、按时归档、定期整理、科学管理、分柜存放；相关工作人员将文件材料进行统一编号，按照文件材料形成与保管分离、文件材料收集与鉴定分离、文件材料保管与利用分离的原则，让群众查档“来之即有，有之即全”。

明确移交责任。中心建立完备的入档移交流程，层层审批，处处留痕，按规章办档，按流程立档。根据实际情况，中心将机关形成的各类档案按照机关归档范围和保管期限分类整理，确保档案齐全完整；做到工作存档按规装订、业务存档按人装订，让群众办理业务少跑腿，让火化证等证照遗失补领更高效。

明确查阅责任。该中心建立档案资料电子目录，对单位内部部门查档需凭单查阅，标清查阅目的、方式并提请主要领导签字后交由档案管理人员批准查阅；对单位外相关部门及人员查阅档案的，需出具介绍信后依规办理，派业务专员全程帮办，提前告知查阅需要证件及相关流程，实现了归档率100%、准确率100%、查档工作群众满意率100%。

实现“一网通办”

该中心借助数字化信息手段，开发档案管理软件，将档案信息化建设纳入中心整体信息化建设规划中，使档案管理软件具备数据管理、整理、编目、检索、安全保密、系统维护等基本功能，并可根据各科室特殊需求增扩相应功能。传统纸质档案按照相关要求，进行数字化备份，实行异地存储，并可进行智能检索和按需查阅，有效减少档案的人为或自然损害，提高档案的存储时效和安全系数。

数字化档案在业务办理过程中，从群众到馆登记、群众身份确认、出示逝者及家属相关证件到服务完成出证，所有凭证留影并全部实现在线归档，转化后的电子档案纳入中心数据库保存并可在本单位局域网内加密传输，保证了逝者信息安全的同时，实现了“一网通办”。截至目前，该中心已存储数字化档案11万余份。